J’ai récemment fait une intervention sur la communication à l’école des cadres pour les futurs instructeurs FFK, et la première chose qui m’a frappé, c’est que, pour une grande majorité, la communication est externe. Mais une bonne communication doit commencer en interne, au dojo. Voyons ensemble neuf points essentiels pour une communication interne du club réussi.
[… Je ne suis pas un expert de la communication, je partage simplement avec toi mon expérience d’enseignant (plus de 20 ans). Il va de soi que j’ai dû oublier des détails, et j’espère que tu ne m’en tiendras pas rigueur ; et il est évident que moi aussi, dans mon dojo, il va falloir que je fasse aussi des efforts sur certains point de communication…]
1 – Sur la même longueur d’onde
Toute forme de communication interne dans les clubs, les dojos, doit d’abord se faire correctement entre le bureau et le ou les enseignants. J’ai souvent entendu des profs se plaindre de leurs bureau et/ou comité directeur (CD), qui ont pris des décisions ne correspondant pas à la vision de l’enseignant, voire étant à l’opposé, créant des tensions souvent insupportables. Et c’est à mon avis bien grave. Dans le cas où l’enseignant ne fait pas partie du CD, celui-ci devrait avoir une voix écoutée et privilégiée. Lui seul est en contact permanent avec les élèves. Le bureau et le CD doivent constituer un support administratif et logistique du professeur. Même si les élèves viennent au club grâce au nom du club, à sa notoriété, à sa localisation… ils ne restent que si l’enseignement qu’ils reçoivent est à la hauteur de leurs attentes. Sans l’enseignant, le bureau et le CD ne servent à rien. Il est donc important, à mon sens que le bureau, le CD et le professeur soient sur la même longueur d’onde.
2 – Première impression
Tout commence par l’accueil de l’élève, quand il entre dans le dojo. C’est tellement naturel qu’on en oublie facilement les règles, comme le fait que, même si l’instructeur, le sensei, a passé une mauvaise journée, cela ne doit pas transparaître. Comme dans tous les métiers de service. Prenons par exemple un serveur : si celui-ci n’est pas cordial, on ne retiendra qu’une chose, une expérience désagréable, même si le repas était bon.
Au dojo, c’est la même chose. Quand le secrétaire reçoit de futurs adhérents, c’est avec le sourire, l’envie de partager, de renseigner. C’est rendre ce processus administratif le moins pénible possible. Le retour sera payant. Le bouche-à-oreille sera positif. On le sait tous, la première impression est souvent révélatrice.
3 – Sur les murs
Bien sûr, quand on veut communiquer des informations, comme des stages à venir, des dates de passage de grade ou les assemblées générales, il est important d’afficher toutes ces informations dans un lieu bien défini et facilement visible : avant l’entrée du vestiaire ou avant de monter sur le tatami, par exemple. Le tableau d’informations ne doit pas être dans un coin où personne ne va. Cela tombe sous le sens.
4 – En fin de cours
Nous sommes surchargés d’information dans notre vie de tous les jours, et nous ne faisons pas forcément attention à toutes les informations mises à notre disposition dans l’encart du dojo. Il est donc important d’informer les élèves oralement en fin de cours, de leur rappeler qu’ils peuvent retrouver ces informations sur le panneau d’affichage. Et à la fin du cours ! Car, si vous l’annoncez en début de cours, il y a peu de chances pour qu’ils s’en souviennent après l’entraînement. Diffusez votre information au bon moment.
5 – Après le cours
Après le salut, j’aime procéder de temps à autre à un tour de tatami. Tout le monde se réunit pour discuter des différents problèmes rencontrés sur et en dehors du tatami, mais aussi des points positifs. Que ce soit de la part de l’enseignant ou des élèves. La parole est ouverte à tous. Cela permet de communiquer avec ses élèves. Communiquer. Si vous n’êtes pas familier de ce concept, essayez de le faire une fois par trimestre. Vous pourrez vous rendre compte de l’impact que vous avez sur vos élèves, et de celui qu’ils ont sur vous.
6 – Après la douche
Souvent, juste après la douche, si l’enseignant file à toute allure, le reste de la troupe va faire de même, et aucun lien ne va se tisser. Il est important à mon sens de prendre son temps après les cours, après la douche, pour discuter avec les élèves. Non pas parce qu’il faut le faire, mais parce que l’on a envie de le faire, de connaître plus nos élèves, qui deviendront peut-être avec le temps des bénévoles, des assistants, des amis… Prendre le temps de communiquer, de discuter. Bien sûr, on a tous une vie de famille et quelqu’un qui nous attend à la maison, et je ne vous dis pas non plus de passer deux heures sur le parking à vous raconter votre vie trois fois par semaine. C’est une question de juste milieu. Et puis, si vous voulez passer plus temps avec eux, organisez un repas ou allez boire un coup après le cours, et n’oubliez pas de les informer en amont, pour qu’ils puissent s’organiser et être présents.
7 – E-mail
Pour transmettre toutes ces informations qui sont affichées – comme les stages, les compétitions, etc. –, mais aussi celles qui ne le sont pas – comme vos sorties après cours –, habituez vos élèves à recevoir de temps en temps vos e-mails avec toutes les informations synthétisées. Oui, c’est du boulot, mais c’est comme ça que vous serez sûr qu’ils sont au courant. Cela peut aussi être un outil efficace pour rediriger vos élèves vers votre site Internet, où vous avez publié un nouvel article.
8 – Statistiques
Pour avoir une bonne communication interne, puis externe, vous avez besoin de statistiques. Et, d’après moi, la plus importante est de savoir comment vos élèves sont arrivés dans votre dojo. C’est lors du processus d’inscription que vous pourrez récupérer cette information, et vous vous en servirez ultérieurement. Gardez vos archives / bases de données pour les comparer avec celles des années précédentes, pour voir l’évolution et ainsi prendre les bonnes décisions au sein du bureau, pour une meilleure communication.
9 – Fidélisation
Il est dit dans le monde du commerce que cela coûte trois à quatre fois plus cher de trouver un nouveau client que d’en fidéliser un. Il est donc important de fidéliser vos élèves pour la pérennité de votre association. En ayant une écoute face aux problèmes et questionnements, en proposant des activités créant une unité au sein du groupe et permettant d’inclure les nouveaux arrivés, mais aussi en remerciant par des actions les élèves et bénévoles les plus investis. Les élèves viennent pour un nom, un lieu, une discipline ; ils restent pour la communauté. Et une communauté n’existe pas sans communication.
J’espère que ces quelques points t’aideront à mieux communiquer dans ton dojo. Si tu as une question, un élément à ajouter, n’hésite surtout pas à me laisser un commentaire ci-dessous, et je me ferai un plaisir d’échanger avec toi.
A bientôt et bonne communication.
Lionel
